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会則等

会 則   個人情報保護方針及び同細則(案)

会 則

制定 平成26年 4月 1日

第1章 総
(名称)
第1条 本会は、防衛大学校同窓会と称する。
(所在地)
第2条 本会の本部事務所は、東京都新宿区市谷本村町3-19に置く。
(組織)
第3条 本会は、各期生会を基盤として組織する。
2 本会に本部と支部をおく。
3 本部は、理事会と事務局で構成する。
4 支部は、原則として防衛庁職員である会員(以下「現職会員」という。)については各駐屯地・基地等ごとに、また防衛庁を退職した会員(以下「退職会員」という。)については会員が居住する各都道府県単位に組織する地区支部又は拡大地区支部、地区支部を統括・調整する地域支部及び複数の地域にわたる本部直轄支部並びに海外支部とし、その構成及び運営要領等は細則による。

第2章 目的及び事業
(目的)
第4条 本会は、会員相互の親睦、母校の発展及び社会的活動に寄与することを目的とする。
(事業・活動)
第5条 本会は、前条の目的を達成するため、次の事業及び活動を行う。
(1)会員相互の親睦・交流に資する事業
(2)母校の充実・発展に資する事業の協力と援助
(3)防衛意識の向上・普及活動
(4)社会的活動に資する事業
(5)その他前条の目的を達成するために必要と認める事業と活動

第3章 会
(種別)
第6条 会員は、次のとおりとする。
(1)正会員
  ア 防衛大学校本科卒業生
  イ 研究科卒業生及び防衛大学校に学生として在籍した者で加入の希望が理事会で承認された者
(2)特別会員
   防衛大学校職員のうち、校長、副校長、幹事、部長課長、講師以上の教官等の職にある者及び在った者のうち希望する者並びに防衛大学校同窓会の趣旨に賛同する者で、理事会で承認された者
(会費の納入義務)
第7条 正会員は、第35条に規定する会費を納入するものとする。
(会員の特典)
第8条 会員は、第5条に規定する事業及び活動並びに諸施設の利用等の特典を平等に享受することができる。

第4章 役員等

(種別)
第9条 本会に次の役員及び代議員並びに顧問(以下役員等という。)をおく。
(1)会長
(2)副会長
(3)理事
(4)会計監事
(員数・選出方法等)
10条 前条の役員等は、次の方法で選出する。 この際、努めて現職会員及び退職会員の双方から選出する。役員等の選出資格、選考手続等は細則による。
(1)会長は、正会員のうちから代議員会で選出する。
(2)副会長は、正会員のうちから代議員会で若干名を選出する。
(3)理事は、正会員のうちから代議員会で若干名を選出する。
(4)会計監事は、正会員のうちから代議員会で4名を選出する。
(5)代議員は、防衛大学校本科卒業生各期から期生会長を含む4名、研究科卒業生から4名、各地域支部から支部長を含む2名及び100名以上の会員を有する本部直轄支部から1名に会長が委嘱する。
(6)顧問は、代議員の推薦により会長が委嘱する。
(職務)
11条 役員の職務は、次のとおりとする。
(1)会長は、本会を代表し、会務を統括する。
(2)副会長は、会長を補佐し、会長に事故があったときはその職務を代行する。
(3)理事は、会長・副会長を補佐して本会の運営にあたる。
(4)会計監事は、本会の財務を随時監査してその結果を総会、代議員会に報告するとともに、理事会に出席して意見を述べることができる。
(5)代議員は、会員の代表として本会の意思決定に関与する。
(6)顧問は、会長の諮問に応ずるとともに、総会、代議員会及び理事会に出席して意見を述べることができる。
(任期)
12条 各役員等の任期は2年とし、3選を限度として再任を妨げない。 但し、辞任又は欠員補充により選出された者の任期は前任者の残任期間とする。

第5章 総
(総会の開催)
13条 会長は、重要事項の決定及びその周知徹底あるいは母校祝賀行事等のため必要と認めた場合、又は代議員会が決議した場合に総会を開催する。
(総会の議長)
14条 総会の議長は、会長とし、会長事故ある時は予め定められた順序により、副会長が代行する。
(総会の定足数等)
15条 総会は、代議員及び出席を希望する正会員をもって成立する。
2 総会の運営要領等は、細則による。
(総会の議決)
16条 総会に必要な議決事項は、委任状を含み全会員の過半数をもってこれを決し、可否同数の時は議長の決定による。

第6章 代議員会
(代議員会の開催等)
17条 会長は、毎年1回定期代議員会を開催する。
2 会長は、次の場合臨時代議員会を開催する。
(1)会長が必要と認めた場合
(2)代議員の3分の1の要請があった場合
3 総会をもって代議員会を兼ねることができる。
(代議員会の構成)
18 代議員会は、代議員をもって構成する。
(代議員会の定足数)
19条 代議員会は、その構成員の過半数の出席をもって成立する。ただし、期生会長及び地域支部長である代議員は、代議員代行を指名して代理出席させることができる。その他の代議員の出席は委任状によることができる。
(代議員会の議長)
20条 代議員会の議長は、代議員会開催時、代議員の互選により選出する。
(代議員会の機能)
21条 代議員会は、会員を代表し、次の事項について決定する。
(1)総会に関する事項 
(2)会則の改正
(3)会費の改訂
(4)事業計画の基本事項
(5)年度予算及び決算
(6)財産目録
(7)会長、副会長、理事、会計監事の選出及び顧問の推薦 
(8)その他理事会が必要と認めた事項
(代議員会の決議)
22条 代議員会における決議は、出席者の過半数の賛成による。但し、可否同数の場合は議長の決定による。

第7章 理事会
(理事会の開催)
23条 会長は、随時理事会を招集し、開催する。
(理事会の構成)
24条 理事会は、会長、副会長、理事をもって構成する。
(理事会の定足数)
25条 理事会は、その構成員の過半数の出席をもって成立する。
(理事会の議長)
26条 理事会の議長は、会長とする。
(理事会の機能)
27条 理事会は、次の事項について決定し、事務局の運営にあたる。
(1)代議員会で審議する第21条の(1)から(8)までの案
(2)細則の制定及び改正
(3)その他代議員会に付議すべき議案
(理事会の決議)
28条 理事会における決議は、出席者の過半数の賛成による。但し、可否同数の場合は議長の決定による。

第8章 委員会
(設置)
29条 本会の事業・活動に必要な場合、会長の要請又は理事会の決定により 正会員をもって構成する各種委員会を設置することができる。
(構成) 30条 前条の委員会に委員長を置く。

第9章 事務局等
(構成、運営及び配置)
31条 事務局は、事務局長、部長、部員及び職員をもって構成する。
 2 事務局長は理事の中から、部長及び部員は正会員の中から会長が選出する。
 3 事務局の一部を防衛大学校内におく。
 4 事務局の運営要領等は細則による。
(業務幹事)
32条 本会に業務幹事をおく。
 2 業務幹事は、各期生会長、各地域支部長・地区支部長等の推薦により事務局長が委嘱する。
 3 業務幹事は、各期生会、各地域支部・地区支部等の名簿管理、通信連絡等について、事務局長を支援する。

10章 会
(収入) 33条 収入は、次による。
(1)会
(2)寄附金及びその他の収入
(支出)
34条 支出は、前条の収入をもってあてる。
(会費)
35条 会費は、次の2種類とし、その金額及び納入要領等は細則による。
(1)普通会費:入会時等に納入する会費 
(2)特別会費:大規模事業等の必要時に納入する会費

   ※ 防衛大学校同窓会会費に関する細則(第6号 28.4.1)細則第6号.pdf
(会計年度)
36条 本会の会計年度は、毎年41日に始まり、翌年331日に終わる。

11章 雑
(細則)
37条 理事会は、本会の運営に必要な細則を定めることができる。

個人情報保護方針及び同細則(案)

平成28年度代議員会において連絡しました同窓会の個人情報保護方針及び同細則の案を掲示します。お気付きの点やご意見等をお待ちします。担当は本部事務局人事部長であり、メールの宛先は「info@bodaidisk.com」です。

1.趣旨(個人情報の取り扱いについて)
個人情報の保護に関する法律(平成15年5月30日法律第57号。以下、「法」という。)にある法の趣旨では、「個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護する」(第1条)とあり、個人情報の使用とその保護との適正なバランスを取ることを目指している。
防衛大学校同窓会(以下、同窓会)では、これまでも会員の個人情報について慎重に扱ってきたが、今まで明確な方針等を示していなかったことから、個人情報は、「個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものである」(法第3条)ことを認識して、その保護の徹底を図ることとする。
同窓会では、今後、次項の基本方針に従って個人情報を取り扱う。

2.防衛大学校同窓会 個人情報保護基本方針
(1)個人情報の取得
同窓会は、その目的達成のために必要な情報を、会員の同意を得た上で、防衛大学校卒業時、及び原則として毎年同窓会の定めた時期に、適法かつ公正な手段で取得する。
(2)個人情報の利用目的の特定及び利用の制限情報
   個人情報の取得に際しては、情報の利用目的をできるだけ特定し、それを明記する。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を利用しない。
(3)個人情報の第三者への提供の制限
同窓会は、第三者(会員以外の第三者のみならず同窓会員個人も含む。)から会員の個人情報提供の要請には、警察等捜査機関から要請されている場合を除き、本人の同意を得ることなく応じないものとする。
ただし、同窓会から当該会員に、当人の住所、電話番号等の個人情報開示要請があった旨を連絡する。
(4)個人情報の安全管理措置
同窓会は会員の個人データが常に正確かつ最新のものとなるよう、会員に協力を求めるとともに、その漏えい、滅失、または毀損阻止のために必要な安全管理措置を講じる。また、個人情報の取扱いを委託する必要が生じたときも、受託者に対して、必要かつ適切な監督を行うものとする。
(5)個人情報の開示・訂正等
同窓会は、会員本人が自らの個人情報の開示、訂正、削除、利用停止を希望される場合には、法の趣旨に基づき、遅滞なく対応する。また、会員が疾病その他の理由により自らの意思表示ができなくなったと認定されたときは、同窓会が正当と認める代理人に対しても、同様の対応を行う。
(6)苦情の申し出
同窓会は、会員本人から苦情の申し出が同窓会事務局にあった場合、迅速かつ誠実に対応する。
(7)個人情報保護方針の改定
同窓会は、個人情報を正確かつ安全に取り扱うために、定期的あるいは必要に応じて個人情報保護指針を改定する。

3.防衛大学校同窓会が取得、保有する個人情報の利用目的
(1)同窓会が取得し、保有する個人情報の利用目的は以下の通りとする。
ア 同窓会の会員本人へのサービスの提供
◾防衛大学校及び同窓会、同窓会各組織(地域支部、地区支部、及び各期生会)が主催する各種事業、行事のお知らせ等
◾会報等出版物(電子媒体によるものを含み、同窓会の活動目的に適うものに限る)の配布
◾同窓会会員名簿の作成、管理
イ 防衛大学校、および同窓会の寄付金の募集
ウ 同窓会会費、寄付金の収受管理
エ 同窓会各組織および会員個人による同窓会活動の支援
オ 防衛大学校が企画する在校生の諸活動の支援
カ 防衛大学校校友会が企画するOB会等の支援
キ その他、同窓会規約第2章(第4条及び第5条)に定める目的及び事業・活動に合致すると同窓会理事会が認めるもの
(2)第1号に定める利用目的は、同窓会ホームページにおいて公表する。第1号の利用目的を変更した場合も同様とする。
(3)第1号に定める目的以外の目的で取得または保有する個人情報を利用しない。
ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合はこの限りではない。

4.防衛大学校同窓会が保有する個人情報の第三者への提供
(1)同窓会が保有する個人情報の提供先は、公表した個人情報の利用目的に基づき、防衛大学校及び同窓会地域支部・地区支部・各期生会とする。
ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合はこの限りではない。
(2)第三者による個人情報の利用は、公表した個人情報の利用目的に定められた範囲に限るものとする。
ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合はこの限りではない。
(3)同窓会より個人情報の提供を受けた者は、当該個人情報により識別される本人より、利用の停止、個人情報を構成する個人データの訂正を求められた場合、正当な理由がない限り可及的速やかにこれに応じるものとする。
(4)同窓会より個人情報の提供を受けた者は、提供された個人情報についてその保全の維持に努め、他の第三者に提供してはならない。
ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合はこの限りではない。

第XX号

防衛大学校同窓会における個人情報の保護に関する細則

目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 個人情報理事会(第6条・第7条)
第3章 個人情報の取扱い(第8条―第10条)
第4章 個人情報の管理(第11条・第12条)
第5章 個人情報の開示及び訂正等(第13条)
第6章 苦情の処理及び相談(第14条)
第7章 雑則(第15条・第16条)
附則

第1章 総則
(目的)
第1条 この細則は、防衛大学校同窓会(各期生会及び支部同窓会を含む。以下「同窓会」という。) における個人情報に関する基本的事項を定めるとともに、個人の権益を保護することを目的とする。
2 個人情報の利用目的は、「防衛大学校同窓会の個人情報保護方針」に別途定める。
(定義)
第2条 この細則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)個人情報 本会を構成する正会員(防衛大学校学部卒業生及び同研究科卒業生)、及び特別会員に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む。)をいう。
(2)個人情報データベース等 個人情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
ア 一定の業務の目的を達成するために、ソフトウェアを用いて特定の個人情報を検索することができるように体系的に構成したもの
イ 前アに掲げるもののほか、一定の業務の目的を達成するために、氏名、生年月日その他の記述により、特定の個人情報を手作業で容易に検索処理することができるように体系的に構成したもの
(3)個人データ 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(4)保有個人データ 職務上作成し、又は取得した情報であって組織的に利用するものとして、本会が保有しているものをいう。
なお、当該保有個人データは、第5章「個人情報の開示及び訂正等」の対象となる。
(5)本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(同窓会の責務)
第3条 同窓会は、個人情報の保護の重要性を認識し、個人情報の取扱いに伴う本人の権益の侵害防止に関して必要な措置を講じるものとする。
(担当者の責務)
第4条 個人情報を取り扱う担当者は、法令及びこの細則を遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、個人データの正確性及び安全性の確保に努める。
2 個人情報を取り扱う担当者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用しない。
3 前項の規定は、担当者がその職を退いた場合にあっても、同様とする。
(個人情報保護の管理責任者)
第5条 この細則の目的を達成するため、個人情報保護統括管理責任者(以下「統括管理責任者」という。)及び管理責任者として、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める者を置く。
(1)統括管理責任者 同窓会会長
(2)管理責任者 次のア又はイに掲げる区分に応じ、それぞれア又はイに定める者
ア 同窓会事務局 同窓会事務局長(管理責任者)
イ 地域支部又は地区 地域支部又は地区支部長(管理責任者)
2 統括管理責任者は、個人情報の保護に関する法律(平成15 年法律第57 号)に関する関連法令及びこの細則の趣旨にのっとり、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な施策を策定し、及び実施するとともに、個人情報の管理に関する総括責任を負う。
3 管理責任者は、この細則の定めに従い、その所管する業務の範囲内における個人情報について、担当者がこれを適正に取り扱うよう指導し、及び監督するとともに、所管する保有個人データの開示、訂正等の請求に関し、これを適正に処理する責任を負う。
4 保有個人データの管理責任範囲について疑義が生じた場合は、個人情報保護委員会の審議により、これを定めるものとする。

第2章 個人情報保護委員会
(委員会)
第6条 防衛大学校同窓会理事会の下に、本会の個人情報の保護に関する方針及び施策等について審議する個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)を置く。
(個人情報保護委員会)
第7条 委員会は、次の事項を審議する。
(1)個人情報の保護に関する基本的施策に関する事項
(2)個人情報の収集、管理及び利用に関する事項
(3)個人情報の開示及び訂正等に関する事項
(4)個人情報の取扱いに関する苦情への対応に関する事項
(5)統括管理責任者及び管理責任者から付議された事項
(6)その他個人情報の保護に関する重要な事項
2 委員会は、次の委員をもって構成する。
(1)同窓会会長(委員長)
(2)同窓会副会長
(3)理事会から選出された者、若干名
(4)各期生会業務幹事(代理たる代議員を含む。)
(5)その他委員長が指名する者
3 委員会は、構成員の3分の2以上の出席がなければ、開催し、議決することはできない。
4 委員会の議事は、出席委員の過半数で決し、可否同数のときは、議長の決するところによる。

第3章 個人情報の取扱い
(個人情報の収集制限)
第8条 個人情報の収集は、別に定める個人情報の利用目的(以下、「利用目的」という。)の達成に必要な範囲内で行う。
2 次に掲げる個人情報は、収集しない。
(1)思想、信条及び宗教に関する事項
(2)社会的差別の原因となる事項
3 個人情報を収集するときは、本人から直接に情報を収集しなければならない。ただし、次に該当する場合は、この限りでない。
(1)本人の同意があるとき
(2)家族から情報の提供を受けたとき
(3)防衛大学校から本人に関する情報の提供を受けたとき
(4)本人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合で本人の同意を得ることが困難であるとき
(5)理事会が正当な理由があると認めたとき
(個人情報の利用制限)
第9条 収集した個人情報は、あらかじめ定めた利用目的以外に用いない。ただし、次に該当する場合は、この限りでない。
(1)本人の同意があるとき
(2)法令に基づくとき
(3)本人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき
(第三者提供の制限)
第10条 収集した個人情報は、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。ただし、次に該当する場合は、この限りでない。
(1)法令に基づくとき
(2)本人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき
2 防衛大学校に関しては、利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を提供することができる。
3 その他の第三者への情報提供に関しては、理事会の審議を経て、利用目的の達成に必要な範囲内において本人の同意を得た後、提供することができる。

第4章 個人情報の管理
(個人情報の適正管理)
第11条 管理責任者は、個人情報の安全管理及び正確性を確保するために、次に掲げる事項について適切な措置を講ずる。
(1)個人情報の改ざん、漏えい、紛失又は毀損を防止すること
(2)利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報を正確かつ最新の内容に保つこと
(3)保有する必要のなくなった個人情報は、速やかに廃棄し、又は消去すること
(4)個人情報の適正な取扱いを確保するため、担当者に対する必要な教育を実施すること
(委託における取扱い)
第12条 管理責任者は、個人情報の処理を伴う業務の全部又は一部を業者等(以下「受託者」という。) に委託しようとするときは、業務目的の達成に必要な範囲内において情報を提供するものとし、委託する個人情報の安全管理を図るため委託契約(覚書を含む。) を締結し、適切な監督を行う。
2 受託者は、個人情報の取扱いについては、前項の委託契約の契約条項を遵守し業務遂行において個人情報の保護に努めさせなければならない。
3 受託者は、業務上知り得た個人情報を第三者に漏らしてはならない。
4 受託者は、個人情報の不正利用等の防止のため必要な措置を講じなければならない。

第5章 個人情報の開示及び訂正等
(自己情報の開示請求と訂正等)
第13 条 本人は、自己に関する個人情報について、当該個人情報を管理する管理責任者に対して開示請求することができる。なお、申請者の本人確認方法については、別に定める。
2 管理責任者は、本人から当該本人の個人情報の開示を求められた場合は、遅滞なく当該個人情報を開示する。
3 管理責任者は、本人から当該個人情報の内容が事実でないという理由によって、内容の訂正、追加、利用停止、第三者提供の停止、削除又は消去(以下「訂正等」という。)を請求されたときは、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該個人情報の訂正等を行う。
4 管理責任者は、次の各号のいずれかに該当する場合は、本人に個人情報の全部又は一部を開示しないことができる。この場合において、管理責任者は、当該本人にその理由を文書により通知する。
(1)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権益を害するおそれがあるとき
(2)本会の業務の適正な執行に著しい支障を及ぼすおそれがあるとき

第6章 苦情の処理及び相談
(苦情の処理及び相談)
第14条 総括管理責任者は、個人情報の取扱いに関する苦情を適切かつ迅速に処理するため、苦情及び相談を受け付ける。
2 受付は、同窓会事務局とする。
3 苦情の処理及び相談は、管理責任者が対応する。
4 苦情の処理及び相談のうち、その案件内容によって判断が困難な場合は、保護委員会に審議を要請しなければならない。

第7章 雑則
(法等の取扱い)
第15 条 この細則に定めるもののほか、個人情報の保護の取扱いに関する事項については、法及びその他の関係法令により取り扱う。
(細則の改廃)
第16 条 この細則の改廃は、委員会で審議し、理事会において決定する。

附 則
この細則は、平成XX年4月1日から施行する。